| Z zainteresowaniem przeczytałem dwa artykuły dotyczące walnego zebrania Polskiej Fundacji w NSW Refleksje z zebrania wyborczego Polskiej Fundacji w NPW oraz Wyjaśnienia dot. AGM Fundacji Polskiej.
Zacznę mój komentarz od przypomienia, choć zapewne wszyscy uczestnicy walnego zebrania byli tego świadomi, że Polska Fundacja w NSW jest zarejestrowana jako „other incorporated entity” pod nazwą POLISH FOUNDATION IN NSW INC. i posiada numer ABN 45 016 411 269. W związku z tym podlega pod Associations Incorporation Act 2009 (NSW), zgodnie z którym „incorporated association” ma obowiązek posiadania Konstytucji (więc na pewno ją ma) i zarządzania organizacją zgodnie z nią i z Aktem. W Konstytucji muszą być określone wymagania odnośnie członkowstwa organizacji i jego utrzymania jak również przepisy o sposobie zawiadamiania o zebraniach, itp. Stowarzyszenie tego typu musi posiadać listę zarejestrowanych członków i zgodnie z nią powiadamiać wszystkich w wymaganym statutowo trybie i terminie o organizowanych zebraniach. Jeśli tego nie robi to nie wypełnia swoich obowiązków przepisanych prawem.
Tutaj link do "Refleksji z zebrania wyborczego"
Tutaj link do "Wyjasnień"
Niestety, autorzy artykułów nie wspominają czy, ich zdaniem, walne zebranie zostało zorganizowane i przeprowadzone zgodnie z aktualną Konstytucją Polskiej Fundacji w NSW. A to stanowi podstawę do oceny przestrzegania prawa przez organizację przy organizowaniu i przeprowadzeniu walnego zebrania. Domyślam się z opisanych wydarzeń, że wg. autorów to nie miało miejsca, ale to trzeba udowodnić faktami w oparciu o Konstytucję. Nie ma też podanego nazwiska osoby przewodniczącej zebraniu a zarazem odpowiedzialnej za jego prawidłowy przebieg. Więc może warto sprawdzić rejestrację członków i zajrzeć do Konstytucji. Można by zapewne uniknąć wielu nieporozumień, gdyby organizatorzy zebrania zadbali o to by lista uprawnionych członków, Konstytucja i inne dokumenty, były dostępne do wglądu w czasie zebrania, bo to należy także do ich obowiazków.
Także zapis z zebrania powinien być sporządzony zgodnie z wymaganiami Konstytucji i Aktu, zawierać i odzwierciedlać rzetelnie przebieg wydarzeń i być dostępny do wglądu dla członków stowarzyszenia i ‘stakeholders’. Więc może Zarząd Polskiej Fundacji w NSW przedstawi odpowiednie dokumenty do publicznego wglądu, choćby na forum Pulsu Polonii, w celu wyjaśnienia i ustosunkowania się do przedstawionych w artykułach niedociągnięć i wątpliwości.
Nie wątpię, że zarówno autorzy artykułów, jak i większość członkowów zarządów i stowarzyszeń polonijnych organizacji, zaznajomiona jest z obowiązującymi przepisami w NSW, niemniej z doświadczenia wiem, że bywa z tym różnie. W związku z tym odsyłam poniżej do organizacji Not-for-profit Law, która wydała w maju 2017 roku 181 stronicowy przewodnik Running an incorporated association in NSW. Przewodnik dostępny jest za darmo na stronie
www.nfplaw.org.au/toolkits
Not-for-profit Law organizuje także webinaria, a niektóre z nich, w związku z kryzysem COVID-19, oferuje obecnie za darmo – zobacz
www.nfplaw.org.au/training/individuals
Poniżej cytuję kilka wybranych fragmentów z w.w. przewodnika dotyczących organizowania walnego zebrania i niektórych zagadnień poruszanych w artykułach.
The Associations Incorporation Act 2009 (NSW)
There are rules and procedures for managing the organisation which are contained in the Associations Incorporation Act 2009 (NSW) (Ai Act) and the association’s rules (sometimes also termed the constitution) of the organisation.
The AI Act requires that every incorporated association must have a constitution. Schedule 1 of the Ai Act sets out matters that must be addressed in an association’s rules. It includes provisions about certain matters including:
• the register of members,
• who is responsible for the custody of books,[] documents and securities, and
• the procedure for inspection of the incorporated association’s “books and documents” by members.
If your organisation has its own rules, you should check to ensure that all matters listed in Schedule 1 are addressed in your rules. If your rules do not address a matter from schedule 1, the model rules will form a part of your organisation’s rules in respect of that matter.
Calling and holding meetings
The rules and procedures for calling and holding meetings for an incorporated association will depend on the type of meeting, but typically include rules and procedures about:
• when the meeting must be held
• when and how members are to be notified of the meeting
• how the meeting should be run and who is in charge of the meeting
• what business is addressed at the meeting
• voting at the meeting, and
• taking and keeping meeting minutes (notes).
An annual general meeting (AGM) must be convened using the procedures set out in the association’s Constitution.
An association's Constitution must specify the financial year for the association and an association's committee must ensure that an AGM is held:
● within 6 months after the close of the association's financial year (section 37(2)(a) of the AI Act); or
● within such further time as may be allowed by NSW Fair Trading or prescribed by the AI Regulation (section 37(2)(b) of the AI Act).
For example: If your association operates on a calendar financial year (1 January to 31 December), your annual general meeting must be held by 30 June in the following year.
If your association operates on a business financial year (1 July to 30 June), your annual general meeting must be held by 31 December in the following year.
An association will have its own rules and procedures for giving members notice of an AGM.
Schedule 1 of the AI Act provides that an association's constitution must outline the time within which, and the manner in which, notices of an AGM and notices of motion are to be given, published and circulated.
Giving notice of an AGM.
The Constitution of an incorporated association must set out the time within which, and the manner in which, notices of AGMs and notices of motion are to be given, published or circulated (item 9 of Schedule 1 of the AI Act).
Most associations have a rule that a notice of general meeting should be sent to members at least 14 days before the meeting is held. For example: If a notice is personally delivered to a member on 1 January, you would count 14 days from 2 January. That makes 16 January the earliest date for holding the meeting.
Who should be given notice of an annual general meeting?
Unless your Constitution provides otherwise, the Model Constitution requires the secretary to give notice of an AGM to all members listed on the association’s register of members (the secretary usually has responsibility for maintaining the members register).
Your incorporated association’s constitution must include provisions about a members register.
If your organisation uses the Model Constitution set out in Schedule 1 to the Regulation, your organisation will be bound by model rule 7, which requires that:
• the secretary must establish and maintain a register of members containing: the name and postal, residential or email address of each member, and the date on which the member became a member.
• members must be able to inspect the register free of charge at any reasonable hour
• a member may make a copy of entries in the register for a fee of not more than $1 per page, and
• the incorporated association must comply with any member’s request that information about the member (other than the member’s name) not to be made available for inspection.
What if a notice of an AGM might be invalid (defective)?
If there is a defect with a notice of AGM (for example, it did not contain the details required by the AI Act, or was sent without providing sufficient notice), the notice may be “invalid”. If this happens, any actions taken and decisions made at the meeting may be void (that is, have no legal effect).
If a member of your association alleges that a notice of an AGM is invalid, it can be difficult to work out whether the alleged defect is something that would make the meeting void. The answer will depend on the seriousness of the alleged defect.
If there is ever any concern about the validity of any notice, you should either re-issue the notice with a new meeting date, or seek legal advice.
If you are confused about which rules in the Constitution apply to you and whether the copy you have is up-to-date, the best thing to do is to contact NSW Fair Trading and request a copy of your association’s Constitution and purposes." Dla dobra polonijnej społeczności wydaje się koniecznym, by te wszystkie sporne kwestie wyjaśnić.
Jerzy Kortynski
| 
